Belang personeelsdossiers binnen MKB vaak onderschat

Met enige regelmaat kom ik bij MKB-ondernemers die geen of onvoldoende personeelsdossiers aanleggen en onderhouden. Zij leven met de idee dat de loonadministratie, door de externe boekhouder/accountant uitgevoerd, volstaat. Daarin staan immers alle gegevens van de werknemers. Dat er aanmerkelijk meer waarde toegekend dient te worden aan het personeelsdossiers is voor deze werkgevers een onbekende factor.

Soms ook ontmoet ik MKB-ondernemers die het standpunt hanteren: “Ik zal nooit problemen krijgen met mijn mensen, en mocht zich dat onverhoopt een keer voordoen dan lost mijn accountant het wel op”.

In de praktijk zit de accountant niet op een dergelijke taak wachten; arbeidsrecht is niet zijn werkterrein. In mijn praktijk word ik steeds vaker door accountants/administratiekantoren ingeschakeld om juist acute probleemsituaties met werknemers over te nemen en op te lossen.

Bij dit soort opdrachten is het ontbreken van een personeelsdossiers een stevige handicap. Er zijn geen gespreksverslagen of verslagen van functioneringsgesprekken. Zelfs als het functioneren van een werknemer achteruit gaat duurt het vaak lang voordat hierover door de werkgever een gesprek wordt aangegaan. Men ervaart het dan óók als een motie van wantrouwen naar de werknemer om dan een gespreksverslag te maken.  Als uiteindelijk de zaak escaleert en de werknemer van de kantonrechter het gelijk aan zijn kant krijgt, dan komt dat omdat de werknemer in Nederland nu eenmaal van alles mag en de werkgever altijd het nakijken heeft.

In de praktijk blijkt dat het bestaan van een deugdelijk personeelsdossier juist de andere kant van het arbeidsrecht als “beschermer van de werknemer” laat zien. Naast een kopie van de arbeidsovereenkomst en het identiteitsbewijs, zitten daarin onder andere kopiëen van de diploma´s die de werknemer heeft behaald, de verlofkaart, alle stukken die betrekking hebben op ziekteverzuim, scholingsovereenkomsten wanneer de opleiding of training door de werkgever is vergoed, gespreksverslagen van de jaarlijkse beoordelingen en de daaruit voortvloeiende salarisverhogingen, enzovoorts. Maar ook salarisverhogingen waaraan geen beoordelingsgesprek is vooraf gegaan, wat niet aan te raden is, worden schriftelijk vastgelegd. Met andere woorden, alles wat zich gedurende de dienstbetrekking voordoet in arbeidsvoorwaardelijke zin en ten aanzien van het functioneren wordt vastgelegd.

Nee, niet uit een wantrouwen naar de werknemers toe, maar simpel omdat het noodzakelijk is in een arbeidsrelatie goede afspraken met elkaar te maken en die vast te leggen. In het arbeidsrecht is deze taak van de werkgever ook vastgelegd. Vergelijk het in figuurlijke zin met het aangaan van een huwelijk. Er wordt gehuwd in gemeenschap van goederen tot de dood ons scheidt. We hoeven vooraf geen afspraken te maken over zaken als bezit(svorming); we blijven voor altijd bij elkaar. Maar gaat het na een tijdje onverhoopt toch mis, dan staan we tegenover elkaar en vechten over wat van wie is. Zo gaat het ook in arbeidsrelaties. Dus moet de werkgever altijd afspraken vastleggen, ook al is dat niet de meest uitdagende taak.

Het lijkt wellicht onwaarschijnlijk dat de situatie nog bestaat dat een werkgever geen personeelsdossiers aanlegt en onderhoud. Toch komt vaker voor dan wordt gedacht. Op zich is dit geen schande, want een ondernemer begint een zaak vanwege het product of de dienst die hij in de markt wil zetten; personeelszaken is op zo´n moment geen issue.

Voor iedere (kleine) werkgever die met dit probleem worstelt, geldt: “Begin er meteen aan en voorkom alsnog problemen in de toekomst”. Voor werkgevers die wel personeelsdossiers hebben aangelegd is het zinvol te controleren of de dossiers actueel gevuld zijn.

Een gedegen personeelsdossiers is vaak van doorslaggevende betekenis in de arbeidsrelatie binnen ieder bedrijf, groot of klein.

Een reactie plaatsen