VBUE-schema biedt duidelijkheid in processen en samenwerken

VBUE staat voor Verantwoordelijk, Bevoegd, Uitvoering en Expertise. Het VBUE-schema is een even simpel als doeltreffend instrument om de processen binnen hoofdtaken van een bedrijf of instelling inzichtelijk te maken.

Het VBUE-schema maakt onderdeel uit van Situationeel Leiderschap, maar is uitstekend als op zichzelf staand instrument bruikbaar. Het kan worden ingezet wanneer nieuwe bedrijfsactiviteiten worden ondernomen. Door de hoofdtaken en de daaruit voortvloeiende subtaken van deze nieuwe activiteiten te benoemen wordt in een eenvoudige tabel zichtbaar hoe de processen te verlopen. Dat geldt eveneens voor bestaande bedrijfsactiviteiten. Bijvoorbeeld wanneer taken niet effectief of efficiënt verlopen, is het belangrijk te kijken naar de procesgang in die taakuitvoering. Zijn alle stappen in het proces voor iedere betrokken medewerker duidelijk? Zo niet, waar zitten de onduidelijkheid en eventuele hiaten? Zijn alle stappen in het proces wél voor iedereen duidelijk, is de rolverdeling binnen de procesgang dan wel voor iedereen duidelijk?

Uit ervaring weet ik dat, wanneer taken niet naar behoren of onvoldoende worden uitgevoerd, juist de onduidelijkheid in de rolverdeling veelal het probleem is. Het probleem zit ´m dan vaak in de vragen: “Wie is verantwoordelijk en bevoegd? Wie verzorgt de uitvoering? Waar kan men deskundig advies (Expertise) vragen?” Meestal gaat het bij de eerste vraag als mis. Er bestaat nog steeds bij een groot aantal mensen de idee dat het logisch is, dat een medewerker wel verantwoordelijk kan zijn voor de uitvoering van een taak maar niet bevoegd hoeft te zijn beslissingen te nemen om de verantwoordelijkheid te kunnen dragen.

Praktijkvoorbeeld:

Een bureauhoofd is verantwoordelijk voor de naleving van de huisregels door zijn medewerkers. Zijn chef, het afdelingshoofd, is echter bevoegd om de medewerkers aan te spreken op het niet naleven van de huisregels. Eén van de medewerkers komt stelselmatig te laat. Het bureauhoofd kan slechts een beroep doen op de collegialiteit van deze medewerker. Alleen het bureauhoofd heeft de bevoegdheid de medewerker op zijn gedrag aan te spreken en eventuele maatregelen te nemen bij voortduring of herhaling van het te laat komen. Het gevolg van deze situatie is, dat het bureauhoofd nooit in staat zal zijn de leidinggevende functie die hij bekleed daadwerkelijk uit te voeren. Simpelweg omdat hij daartoe de bevoegdheid niet heeft.

Door het invullen van het VBUE-schema over de hoofdtaak “leiding geven”, werd mij in de situatie van dit voorbeeld snel duidelijk waar het prbleem zat, toen de werkgever me vroeg naar de oorzaak van het disfunctioneren van het bureau zoeken en daar een oplossing voor aan te dragen. Het zou in de praktijk binnen organisaties niet of minimaal mogen bestaan dat verantwoordelijkheid en bevoegdheid niet samen aan dezelfde functionaris worden toegewezen; die aspecten kunnen niet los van elkaar functioneren. Worden verantwoordelijkheid en bevoegdheid wel gescheiden, dan spreken we bij de verantwoordelijkheid van de primus inter pares functie. Men geeft leiding, is verantwoordelijk voor het doen en laten van de overige groepsleden, maar heeft daar geen zeggenschap over. Voor een leidinggevende is dat een weinig benijdenswaardige situatie.

Het VBUE-schema is overigens niet of niet alleen geschikt voor grote organisaties. Juist ook kleine bedrijven, waar taakverdelingen en processen overduidelijk lijken, creëren niet alleen méér duidelijkheid maar verkrijgen ook meer houvast in de totale bedrijfsvoering, door op deze eenvoudige wijze hun werkprocessen in beeld te brengen.

Met een juiste toepassing draagt het VBUE-schema sterk bij aan verbetering van het rendement.

1 gedachte over “VBUE-schema biedt duidelijkheid in processen en samenwerken

Een reactie plaatsen